Wenn ein ausländischer Staat einen Bedarf an der Ernennung eines Honorarkonsuls in der Bundesrepublik Deutschland sieht, sucht er auf den verschiedensten Kanälen geeignete Kandidaten. Dies können die Staatskanzleien der Bundesländer im vorgesehenen Konsularbezirk, die IHK‘s, die Berufsverbände, der Doyen des Konsularkorps oder sonstige Quellen sein.

Nachdem ein Kandidat identifiziert worden ist, wird dies im Rahmen einer Voranfrage auf diplomatischem Weg an das Auswärtige Amt herangetragen. Die Voranfrage muss Angaben zum Bedarf der honorarkonsularischen Vertretung, Personendaten des Kandidaten sowie die vorgesehene Büroanschrift enthalten.
Das Auswärtige Amt prüft die Voranfrage im Hinblick auf allgemeine und persönliche Voraussetzungen in enger Zusammenarbeit mit der Staatskanzlei des Bundeslandes, in dem der Honorarkonsul seinen Sitz haben soll. Darüber hinaus wird die Eignung der für die honorarkonsularische Vertretung vorgesehenen Liegenschaft nach Sicherheits- und bautechnischen Aspekten geprüft.

Das Büro sollte vorzugsweise am Sitz der Landesregierung ansässig sein. In begründeten Fällen sind auch Ausnahmen von dieser Regel möglich.

Nach positiver Prüfung wird die Botschaft hierüber informiert und um Übersendung der Bestallungsurkunde nach Artikel 11 WÜK gebeten. In dieser sind Person, Rang, Sitz und Konsularbezirk des designierten Honorarkonsuls festgelegt.

Exequatur
Nach der Bestallung durch den Entsendestaat und Eingang der Bestallungsurkunde erteilt das Auswärtige Amt die Ermächtigung des Empfangsstaates zur Ausübung des Amtes (Exequatur). Die Erteilung des Exequaturs wird der Botschaft und den Staatskanzleien im Konsularbezirk mitgeteilt und im Bundesanzeiger veröffentlicht.

Das Exequatur wird „ad personam“ erteilt. Mit seinem Erlöschen (Abberufung durch Entsendestaat, Entzug durch Empfangsstaat, Rücktritt, Ableben) wird die honorarkonsularische Vertretung geschlossen.

Die Bezeichnung der Räumlichkeiten  der honorarkonsularischen Vertretung als Konsulat wurde vom Auswärtigen Amt zwar geduldet. Es weist jedoch darauf hin, dass „kein „Konsulat“ gegründet wird, daher sollte dieser Begriff in der Darstellung nach außen vermieden und durch den Ausdruck „honorarkonsularische Vertretung“ oder „Büro des Honorarkonsuls/der Honorarkonsulin“ ersetzt werden“.

Es ist dem Honorarkonsul freigestellt, zu seiner Unterstützung Mitarbeiter auf der Basis privatrechtlicher Arbeitsverträge einzustellen. Diese haben keine gesandtschaftsrechtlichen Immunitäten und Privilegien. Bei Bedarf kann – ein – Berufskonsularbeamter dem Honorarkonsul beigeordnet werden, dies ist vom Entsendestaat beim Empfangsstaat zu notifizieren.

Eröffnung
Als erster Schritt sollte ein Einführungsgespräch mit dem Protokollchef der Staatskanzlei des Sitzbundeslandes stattfinden. Auch ein Vorstellungsgespräch beim Doyen des Landes-Konsularkorps ist protokollarisch angebracht. Inwieweit andere Antrittsbesuche (Ministerpräsident, Kabinett usw.) angebracht sind, sollte mit dem Protokollchef besprochen werden.

Zu einem späteren Zeitpunkt sollte auch der Kontakt zu den anderen Staatskanzleien des Konsularbezirks gesucht werden.

Ferner ist es sinnvoll, die Eröffnung der honorarkonsularischen Vertretung den Konsulkollegen schriftlich mitzuteilen. Eine Eröffnungszeremonie in Form eines Empfangs (ggf. im Beisein des Botschafters oder eines anderen Vertreters des Entsendestaates) ist üblich.

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